Электрондық пошта қашықта орналасқан абоненттермен компьютер арқылы байланусыдың ең ыңғайлы түрі болып саналады да, ол кәдімгі поштаның екінші балама түрі болып есептеледі. Информацияны өте жылдам, әрі толық күйінде оны өзгертпей барар жеріне сенімді түрде жеткізетіндіктен (қызметінің салыстырмалы бағасы төменгі деңгейде) кәзіргі пошта қызметінің ертеңі электрондық пошта болады деп күтілуде. Компьютерлер көмегімен кез келген ортаны (олар қандай қашықтықта орналасса да) дайын болған әртүрлі құжаттармен, жаңа жобалармен жылдам таныстырып, олардың да осыларға деген пікірін тез жинап алуға болады.
Ескерту:Электронды почта мәліметтерді Internet түйіндері арасында SMTP ( Simple Mail Transport Protocol,Почта жіберетін қарапайым хаттама) хаттамасын қолдану беріледі.Электронды локальды программасы почтаны почталық серверден РОР хаттамасының көмегімен алады.Электрондық пошта кез келген құжатты-ол мейлі қызмет жайлы жалпы мәліметтер бола ма (адресі аты-жөні, тақырыбы) немесе жәй хабар түріндегі мәтін (хаттың өзі) бола ма бәрібір олардың информациялық негізін бірдей түрде нық ұстап, нақты әрі сенімді түрде жеткізе алады.
Электрондық поштаны пайдалану кезінде компьтерде әртүрлі арнаулы программалар қолданылады және олардың қажеттілігіне қарай бірінен біріне жеңіл ауысып отыруға болады. Мұндай программалар мынадай жұмыстарды атқарады:
- алынған хабарларды талдау және жаңа хабарлар дайындау;
- байланыс торабымен жылдам хабар алмасу.
Байланыс желісіндегі ең алғаш программаның жұмысы компьютердегі мәтіндік информациямен жұмыс істеген сияқты болады. Бұл кезеңде белгілі бір редакторлық программа көмегімен мәтінді дайындап, оны артынан қарап шығуға тура келеді. Мәтінді оқу, толықтыру, талдау жұмыстары әдеттегі поштамен жұмыс істегенмен бірдей. Компьютерде әрқашанда жинақталған мәліметтер архиві болуға тиіс, соларды қарап отырып бұрынғыларын тағы қайталап оқып шығып, керек еместерін “қоржынға” тастап, дайын хаттарды жөнелтіп, келген хаттарды қабылдап алу істерін қатар атқарады. Коипьютеріміздің ішіндегі өз “пошта жәшігіміздегі” бұрынғы салынған хаттар түгел тораптық компьютерге жіберіліп, сырттан біздің адресімізге келіп түскен хат-хабарлар ғана “жәшікте” жатады.
Дербес компьтерде жеке өз адрестері бар бірнеше адам жұмыс істейтін болса, тораптық компьтермен байланысқан кезде келіп түскен барлық хат-хабарлар бір жәшікке түспей, адреске сәйкес олар осы компьтердегі өз иелерінің пошта “жәшіктеріне” сұрыпталып салынады, олардың да жіберілуге тиіс хат-хабарлары керекті адрестеріне жөнелтіледі.
Осындай ортақ компьютерде істейтін бір адам пошта администраторы болып тағайындалады. Адрестері не аттары дұрыс керектеріне жауап жазып, кейбірін қайта архивке салып сақтап қоямыз. Ең соңында дайындалған хатты немесе келген хатқа жазылған жауапты “поштп жәшігіне” салып, керекті адреске жөнелтеміз.
Сонымен, электрондық поштаның кәдімгі поштадан айырмасы “байланыс бөлімі” өз компьютерімізде орналасады және тек өзімізге ғана қызмет етеді.
Дайындалған корреспонденцияны жөнелту мен келген хаттарды қарап шығу ісін әркім өзіне ыңғайлы кезде арнаулы программа бойынша жүргізеді. Ол программа хаттарды дайындаумен қатар сол компьютерді бүкіл әлеммен қарым-қатынас жасату негізі болып саналатын тораптың компьбтермен кез келген сәтте байланыс сеансын жүргізуді қамтамасыз етеді. Сол сеанс кезінде программа көрсетілмеген, бірақ сол компьютерге бағытталған хаттар осы администраторға табыс етіледі. Сонымен программаның басқаруымен компьютерге келіп түскен хаттар “талап етілгенше” келіп түскен пошта жәшігінде жата береді. Мұның қолайлы жағы-компьютер өшіп тұрғанда келіп түскен хаттар бірден “жәшікте” сақталып тұрып қалады. Егер бұлай болмаса, тораптық компьютердің жады алынбаған хаттар толып кетер еді. Соның өзінде де көптеген иелері алмаған немесе қате кетіп адрестері дұрыс жазылмаған хаттар торапта біраз сақталған соң, оларға арнайы белгі қойылып келген жеріне қайтарылады.
Бұрынғы Microsoft Exchange Internet-тің ОРташа қолданушысының электронды почтасының мұқтаждықтарын толық қанағаттандыра алмағандықтан, Internet Explorer3-ті де ойлап шығарған Microsoft компаниясының Internet-ке өнімдер құрастыратын тобы, электронды почтаға арналған жаңа клиенттік программалық қамтаманы құрастырды. Internet Mail атымен белгілі бұл программа Internet Explorer3-пен жұмыс істеп, сіздің мұқтаждықтарыңызды қанағаттандыру үшін арнайы жасалған. Сіз Internet Mail-ды электронды почтамен байланысты кез-келген жұмыстар үшін қолдана аласыз. Сіз мәлімдемені оқи аласыз, өзіңіз де хат жазып,оны жібере аласыз. Келген хаттарға жауап беріп, оны қайта жібере аласыз, хаттамалардың көшірмелерін де жібере жібере аласыз. Internet Mail және News1.0 программалық қамтамалары өздігінен архивтелетін Mailnews 95.exe деп аталатын бір файлда жеткізіледі. Бұл программалардың кез-келгенін немесеекуін де орнату үшін келесі әрекеттерді орындау керек:
1.Mailnews 95.exe-ді орнатуға жүктеңіз. Программа өздігінен керекті файлдарды архивтен шығарып, автоматты түрде инсталяция процессін іске қосады. Сізге мәліметтер терезесінде қосылуды бастау туралы және программаны қолдануға лицензияның шарттарына келісім туралы сұраныс көрсетіледі. Осыдан кейін Internet Mail and News мастері іске қосылады.
- Керектіқатарғаатыңыздыжәнемекемеатыненгізіп, Далее (Next) батырмасынбасыңыз. Сіздіңатыңызбенмекеменірастаутуралысұраныспайдаболады.
3.Сіз Internet Mail-ды немесе Internet News-ты немесе екуін де инсталяциялауыңыз мүмкін. Керегіңізді таңдап Далее батырмасын басыңыз.
4.Кейін диалогты терезеде ОК-ді. Сіздің компьютеріңіз қайта жүктеледі. Орнату аяқталды.
Сіз компьютерді қайта қосқан соң Internet Mail-ды қолдана аласыз. Сіз Internet Explorer3-тің құралдар тақтасындағы Почта (Mail) батырмасын шарту арқылы немесе Пуск (Start)-Программы (Programs)-Wimdows 95-тің менюінде Internet Mail командасын орындау арқылы Internet Mail клиенттік программалық қамтамасына ене алсыз.
Егер сіз Internet- ке қосылып, Internet Mail программасы іске қосылған болса, почталық программа сізге почта келген-келмегендігін екі жағдайда тексереді. Егер сіз Доставить почту Батырмасын бассаңыз немесе <Ctrl>+<M>-ды бассаңыз, немесе Сообщение (Mail) менюінде Доставить почту (Send and Receive Mail) пунктін таңдасаңыз, информациялық терезе пайда болады. Егер сіз Internet Mail инструкциясында(Параметры терезесінен Чтение закладкасын қолданып) почта келген-келмегендігі туралы периодты тексеру режимін орнатып қойған болсаңыз, тура жаңағыдай терезе белгілі-бір уақыт аралығымен экранға қайта шығарылатын болады. Бұл кезде Internet Mail сіздің почталық серверіңізбен байланысып, жаңа почтаның келгендігі туралы мәліметті тексереді. Бұл кезде, сіздің жіберуіңіз керек болған почтаңыз болса, ол почта да жіберіледі. Кез-келген жаңа ақпарат Входящие (Inbox) папкасының ақпараттар тақырыбы терезесінде пайда болып, сіз ол ақпаратты оқи аласыз.
Internet Mail және News программалары хат жазу үшін интерфейсі бір-біріне ұқсас терезелерді қолданады. Internet Mail-да сіз создать сообщение (New Message) Батырмасын шерту, немесе Сообщение (Mail) меню пунктінен Создать сообщение (New Message) командасын таңдап немесе <Ctrl>+<N> пернелер комбинациясын басу арқылы жаңа хабарлама құра аласыз.
Хатты келесі әрекеттерді орындау арқылы құруға болады:
- Кому (To) қатарына адам немесе мекеме атын енгізіңіз.
- Тема (Subject) қатарына хатыңызға қысқаша түсінік беретін қысқа фраза енгізіңіз.
- Егер сіздің хатыңыздың көшірмесі басқа да адамдарқа жіберілуін қаласаңыз, Копия (Cc) бір небірнеше адресті қосыңыз.
Кому және копия қатарларына электронды адресті енгізген соң, сіз Проверить Имена (Check Names) батырмасын шерту арқылы немесе сообщение менюінде Проверить Имена пунктін таңдау арқылы, не <Ctrl>+<K> пернелер комбинациясын басу арқылы Internet Mail-ды адрестерді тексеруді сұрауыңызға болады. Егер сіз бұл әрекетті орындасаңыз, Internet Mail бұл адрестерді адрестік кітапшадан табуға не оның құрылысының ережеге сәйкестігін тексеруге тырысады (яғни- қолданушы_аты@ хост.домен формасы).
4.Internet Mail адрестерді дұрыстығына тексеріп болған соң, ол адрестер астын сызып көрсетелі.
5.Барлығын аяқтаған соң Отправить (Send) батырмасын басыңыз.