Ұйымдар өздерінің шаруашылық қызметін жүзеге асыра отырып, заңда және жеке тұлғалармен ақшалай есеп айырысуға негізделген қарым – қатынастарға түседі. Есеп айырысулардың көп бөлігі қолма – қол ақшасыз тәртіпте, яғни банк мекемелері арқылы жүргізіледі. Ұйым банк мекемелері арқылы жүргізетін қолма – қол ақшасыз есеп айырысулармен қатар, касса арқылы қолма – қол ақшамен операцияларды да (еңбек ақыны беру, есеп беруге тиісті тұлғаларға авнстар беру, іс сапар ақысы және басқадай ұсақ шаруащылық қажеттіліктеріне ақша беру) жүргізіледі.
Ұйымдардың қолма – қол ақшамен жүргізетін операцилары кассалық операциялар деп аталады, олар сәйкесті нормативтік актілермен реттеледі.
Ұйым қолма – қол ақшамен есеп айырысуды жүзеге асыру үшін кассаны пайдаланады және белгіленген үлгідегі касса кітабын жүргізеді. Сондай – ақ ұйым қолма-қол ақшалармен еңбекке ақы төлеу бойынша, есепті тұлғалармен, дебиторлармен және кредиторлармен қолданыстағы заң ережелеріне сәйкес банк мекемелері арқылы жүзеге аспайтын төлемдер бойынша есеп айырысады.
Ақшаның сақтығын қамтамасыз етуде кассада жұмысты дұрыс ұйымдастырудың маңызы зор. Касса орналасқан бөлме бөлектенген, терезелері темірмен торланған, дабыл құралдарымен жабдықталған болуы қажет. Ұйым басшысы кассадағы ақшаның, сондай – ақ оларды банкке өткізгенде немесе банктен алып келгенде сақтығын қамтамасыз етуге міндетті. Басқа ұйымдардың жеке тұлғаларынаң ақшасын кассада сақтауға тиым салынады.
«Қамқоршы» ЖШС – де ақшаны сақтау, қабылдау және беруге арналған кассасы бар. Касса орналасқан бөлме кассалардың техникалық беріктігі және өрттен сақтау және дабыл қағу құралдарымен жарақтандыру, әрі оқшаулау талаптарына сәйкес жабдықталған.
Ұйым төрағасы кассадағы ақшаның сақталуын банктен жеткізу және банкке өткізу кезіндегі сақтық шараларымен қамтамасыз ету міндетін алған. Сондай – ақ ұйымға тиісті емес нақты ақшалар мен басқадай құндылықтарды кассада сақтауға тиым салынған. Кассадағы қолма – қол ақшаны шектеулі мөлшерде сақталуы тиіс, ал одан жоғары болатын ақша банк мекемесіндегі есеп айырысу шотына өткізіледі.
«Қамқоршы» ЖШС – де кассалық операцияларды арнайы тағайындалған кассир жүргізеді. Ол кассадағы ақшалардың сақталуы үшін материалды – жауапты тұлға болып саналады. Және ақшаларды қабылдау, сақтау, өткізу мен беруді жүргізеді.
Ұйымда кассирдің материалдық жауапкершілігі жөніндегі ұйым төрағасымен кассир арасында келісім шарт жасасқан. Онда кассир мен төрағаның міндеттері мен жауапкершіліктері көрсетіліп, екі данада толтырылған. Және тараптардың қолдары қойылған.
Осы келісім шарттың негізінде ұйымның кассирі «Кассирдің міндеттемесін» қабылдайды, онда кассалық операцияларды жүргізу ережелерін орындауға, оны бұзған жағдайда жауапкершілікті өз мойнына алуға міндеттенеді. Сондай – ақ кассалық операцияларды жүргізу тәртібімен танысқандығын растап, қолын қояды.
Ұйымның кассирі ауысатындай болса, онда кассаны және құндылықтарды өткізу – беру актісі бойынша рәсімдейді.
Кассаға қолма – қол ақшалар есеп айырысу шотынан ақшалай чек бойынша келіп түседі. Кассаға ақша бас бухгалтер қол қойған кассалық кіріс ордерлері (КО-1 үлгіде) бойынша қабылданады.
Кассаға ақша салған адамға бас бухгалтер және кассир қол қойған түбіртек (ордердің жыртылатын бөлігі) беріледі. Кассалық кіріс ордері бойынша ақшаны қабылдау тек қана оларды толтырған күні жүргізіледі.
«Қамқоршы» ЖШС – де кассадан ақша кассалық шығыс ордері (КО – 2 үлгі) арқылы, бас бухгалтер мен төраға қол қойған тиісінше рәсімделген төлем ведомостері арқылы беріледі.
Егер кассалық шығыс ордеріне қоса тігілген құжаттарда ұйымның төрағасының рұқсат еткен жазуы болса, онда ордерге басшының қол қоюы міндетті емес. Жеке адамға кассалық шығыс ордері бойынша ақша бергенде кассир алушының жеке басын куәләндыратын төлқұжатын талап етеді. Құжаттың атауы, нөмірі, кім және қашан берілгені ордерде көрсетіледі.
Ұйымда ақшаны сенімхат бойынша берген кезде кассалық шығыс ордерінде сенім алушының аты – жөні қосымша көрсетіледі.
«Қамқоршы» ЖШС – нің кассасынан банкке ақша өткізілген кезде 441 «Есеп айырысу шотындағы ақша» шотының дебеті және 451 «Кассадағы ұлттық валютадағы ақша» шотының кредиті бойынша жазу беріледі.
Жалақы, уақытша еңбекке жарамсыздығына берілетін жәрдем ақы және сыйақыларды ұйымның төрағасы мен бас бухгалтері қол қойған төлем ведомостары бойынша кассадан береді. Ақшаны алған кезде жұмысшылармен қызметкерлер төлем ведомосіне қолдарын қояды.
Кіріс және шығыс кассалық ордерлерін тіркеп отыру үшін кіріс және шығыс кассалық құжаттарын тіркеу журналы (КО – 3 үлгі) толтырады, ол кіріс және шығыс құжаттарына бөлек ашылады. Онда мыналар көрсетіледі: кіріс немесе шығыс ордерлерінің жазылған күні мен нөмірі және келіп түскен немесе жұмсалған ақшаның мақсатты бағыты (еңбек ақыны төлеу, сый ақы, іс сапарға жұмсалған ақша).
«Қамқоршы» ЖШС – де кассир кассалық операцияларды есептеуді кассалық кітапта (КО – 4 үлгі) жүргізеді. Бұл кезде кассирдің есеп беруі құжатында кассалық кітапта көрсетілетін барлық реквизиттер кассалық кіріс және шығыс нөмірі, кімнен алынғаны және кімге берілгені, корреспонденцияланатын шотпен операциясының сомасы жазылған. Ұйымда белгіленген тәртіпке сәйкес кассалық кітаптың беттерін нөмірлеу жыл басынан бастап, өсіңкілік қатары бойынша автоматты түрде жүзеге асырылады. Кітапқа жазу көшірме қағаз арқылы екі данада жүргізіледі: біріншісі кітапта қалады, екіншісі кітаптың жыртып алынатын парағы кассирдің есеп беруі болып табылады және алғашқы құжаттармен қоса бухгалтерияға өткізіледі. Кассир күн сайын жұмыс күнінің соңында қорытындысын есептеп, қалдығын шығарып отырады.
Ұйымда кассир құжаттардың дұрыстығын тексеріп, кіріс және шығыс кассалық құжаттарымен бірге есеп берулерді бухгалтерияға тапсырады.
Құжаттардың сақталуын және пайдалану ыңғайлылығын қамтамасыз ету мақсатында «Кассалық кітап» есеп беруін кассир әр айға жеке – жеке дайындап қояды. Жыл соңында есеп беруде хронологиялық ретпен тігеді. Кассалық кітаптың дұрыс жүргізілуін бақылау бас бухгалтерге жүктеледі. Кассирден қабылданған есеп беруді бухгалтер, кассалық есеп беруге барлық ордерлердің толық кіргізілуін, толтырылуының дұрыстығын, есептелген жиынтықтарының дұрыстығын және кассадағы қалдықтың жұмыс күнінің соңына шығарылуының дұрыстығын, ақшаны алғанда қолдарының қойылуынқарай отырып, мұқият тексереді.
Ұйымда кассадағы ақша қаражаттарын есепке алып отыру үшін 451 «кассадағы ұлттық валютадағы ақша» шоты арналған. Ол кассадағы ақшаның нақты бары және қозғалысы туралы мәліметтерді жинақтауға арналған. Шоттың дебеті бойынша 441 «Есеп айырысу шотындағы ақша», 333 «Есеп беруге тиісті тұлғалардың қарыздары», 301 «Сатып алушылар және тапсырыс берушілермен есеп айырысу» шоттарымен корреспонденциялана отырып, кассаға ақшаның түсуі, ал кредиті бойынша 441 «Есеп айырысу шотындағы ақша», 333 «Есеп беруге тиісті тұлғалардың қарыздары», 301 «Жеткізушілермен және мердігерлермен есеп айырысу», 681 «Қызметкерлермен еңбек ақы бойынша есеп айырысу» шоттарымен корреспонденциялана отырып, кассадан ақшаның төленуі көрсетіледі.
Кассадағы ақшаның қозғалысы бойынша толтырылатын алғашқы құжаттардың негізінде жазылатын бухгалтерлік есептің мәліметтері 451 шоттың кредиті бойынша жүргізілетін №1 журнал ордерлерге және шоттың дебеті бойынша жүргізіліп, оған қоса тіркелетін ведомоске түсіріледі. Бұл регистрдерге жазулар бухгалтерияғакассирдің есеп беруі келіп түсуіне қарай жазылады. Жазу кезінде шоттар корреспонденциялары бірдей сомалар біріктіріледі. Ай соңында осы регистрлерге қалдық шығарылып, одан әрі бас кітапқа апарылады.
Серіктестігі кассадағы ақша қаражаттарының қозғалысына бақылау жасау кезінде 451 шот есебі бойынша айналым-қалдықтық ведомосін алуға болады.
Ұйымда ақшаға түгендеу жүргізу – бұл активтерді қорғау және қаржылық саясатпен сәйкестігін қамтамасыз ету, сондай – ақ бухгалтерлік шоттарда бейнеленген мәліметтердің шынайылығын анықтау үшін қабылданған саясат пен іс әрекет болып табылады.
Ақшаны қорғау көптеген ұйымдар үшін маңызды мәселеге айналатынын белгілі, өйткні оларды жасыру, алып кетудің өте оңай екендігімен қатар, оларды меншіктену белгілері жоқ.
«Қамқоршы» серіктестігінде кассадағы ақшаны есептің арнайы құжаттарындағы ақша сомаларымен кассада нақты бір ақшаларды салыстыру жолымен түгенделеді. Түгендеу нәтижелері ақшаның нақты барын түгендеу актісімен рәсімделеді.
Ұйымның кассасын түгендеу оның төрағасы жасаған және бекіткен «Кассалық операцияларды жүргізу ережесіне» сәйкес жүргізіледі. Кассалық құжаттармен бланктерді түгендеу, тәртіп бойынша, ескертусіз кенеттен барлық ақшаны және басқадай құндылықтарды толық есепке алу арқылы бас бухгалтер мен кассирдің қатысуымен өтеді. Кассир түгендеу сәтінде кассалық есеп беруін кассалық кітап бойынша ақшаның қалдығын шығаруы тиіс. Кассирден барлық кіріс және шығыс кассалық құжаттары есепке тіркелгені жөнінде, кассада қабылданбаған, сондай – ақ есептен шығарылмаған ақшаның жоқ екендігі жөнінде қолхат алынады. Ақшаларды санағаннан кейін кассадағы ақшаны түгендеу актісі жасалынады. Алынған түгендеу нәтижелерін кассалық кітап бойынша бухгалтерлік есептің мәліметтерімен салыстырады.
Түгендеуді жүргізу кезінде мыналарды тексеру қажет: кассирмен толық материалдық жауапкершілік туралы келісім шарт жасалған ба, кассаның жабдықталуы талапқа сай ма, т.б.
Түгендеу кезінде кассадан артық ақша мөлшері анықталса, кассалық кіріс ордері толтырылып, кассаға кіріске алынады. Ал түгендеу кезінде ақшаның жетіспеушілігі анықталса, мынадай негізде көрсетілуі мүмкін: жетіспеген сомаға шығыс кассалық ордерін жазу; жетіспеушілік кассирдің мойнына қойылады; кассир жетіспейтін соманы өтеген кезде кіріс кассалық ордері жазылады.
Ақша есебі бойынша жүргізілетін бухгалтерлік есеп операцияларының негізігі корреспонденциясы
| № | Шаруашылық операциясының мазмұны | Дебет | Кредит |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Ұйымның есеп айырысу шотына әзірге келіп түспеген есеп беретін адамның поштаға салған ақшасы | 411 | 333 |
| 2 | Тиісті баратын жеріне әзір барып түспеген ұйым кассасынан төленген ақша | 411 | 451 |
| 3 | Сатып алушылар төлеген, бірақ есеп беретін уақытқа дейін ұйымға келіп түспеген сома | 411 | 301 |
| 4 | Ұйымның есеп айырысу шотына жолдағы ақша келіп түсті | 441 | 411 |
| 5 | Ақша қаражатынан ашылған аккредитив | 421 | 441,431 |
| 6 | Банк несиесінің есебінен ашылған аккредитив | 421 | 601 |
| 7 | Ашылған аккредитив арқылы жабдықтаушыға жіберген материалдың құны төленді | 671 | 421 |
| 8 | Ашылған аккредитивтің пайдаланылмаған сомасы есеп айырысу шотына қайтарылды | 441 | 421 |
| 9 | Сатып алушылардан сатылған өнім, көрсетілген қызмет үшін төленген сома | 441 | 301 |
| 10 | Есеп айырысу шотына кассадан кіріске алынған сома | 441 | 451 |
| 11 | Есеп айырысу шотына банк несиесі түсті | 441 | 601 |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 12 | Материалдарды сатып алу үшін алдын ала төленген аванс | 351 | 441 |
| 13 | Банк несиесі есеп айырысу шотынан төленді | 601 | 441 |
| 14 | Қосылған құнға салық сомасы бюджетке аударылды | 633 | 441 |
| 15 | Көлік құралдарына салынатын салық төленді | 638 | 441 |
| 16 | Әлеуметтік салық бюджетке аударылды | 635 | 441 |
| 17 | Ұйым жұмысшысының ерікті сақтандыру келісіміне сәйкес еңбек ақыдан сақтандыру жарнасын төлеу жайлы тапсырмасы бойынша сақтандыру сомасын төлеу |
651 |
441
|
| 18 | Сақтандыру жағдайы туындағанда:
— сақтандырушыдан төлем түсті — жәрдемақыны төлеу |
441 687 |
651 451 |
| 19 | Шаруашылық қажеттіліктері үшін кассаға ақша алынды | 451 | 441 |
| 20 | Өндірілген өнімді сатудан қолма – қол ақша түсті | 451 | 701 |
| 21 | Алынуға тиіс жал төлемі кассаға төленді | 451 | 334 |
| 22 | Жұмысшыға артық төленген еңбек ақы сомасы кассаға қайтарылды | 451 | 333 |
| 23 | Есеп беруге тиісті адамдарға іс сапар шығындары үшін берілді | 333 | 451 |