Берілген аванс бойынша есеп айырысудың есебі 35 «Берілген аванстар» бөлімшесінің шоттарында жүргізіледі. Бұл бөлімшенің үш шоты бар:
351 «Тауарлық-материалдық қорларды жеткізіп беруі үшін берілген аванстар»;
352 «Орындалатын жұмыстар мен көрсетілетін қызметтер үшін берілген аванстар»;
353 «Өзгн де берілген аванстар»;
Ал «берілген аванстар» дегеніміз – ұйымның жабдықтаушылар мен қызмет көрсетушілерге олардан алынатын тауарлық-материалдық қорлар, негізгі құралдар, материалдық емес активтер үшін және олардың көрсететін қандайда бір қызметі үшін алдын ала төленіп қойылған сомалары болып табылады.
35 «Берілген аванстар» бөлімшесінің шоттарында тауарлық-материалдық құндылықтарды жеткізуге, тапсырыс берушілерден олардың ішінара дайын болуына қарай қабылданған өнімдер, жұмыс және қызмет бойынша төлем жасауға берілген аванстар бойынша көрсетіледі.
Аванс берілген жағдайда 35 бөлімшенің шоттары дебеттеледі және 441 «Есеп айырысу шотындағы нақты ақша», 431 «Ел ішіндегі валюталық шоттағы нақты ақша», және т.б. шоттары кредиттеледі. Босатылған тауарлы-материалдық құндылықтарды, атқарылған жұмысты және көрсетілген қызметті қабылдау актісін, шот-фактураларды алу кезінде 20 «Материалдар» (201-208 шоттар), 22 «Тауарлар» (222, 223 шоттар), 331 «Орны толтырылуға тиісті қосылған құн салығы», 92 «Көмекші өндірістер», 93 «Қосымша шығындар» және т.б. бөлімшелердің шоттары дебеттеледі және 671 «Жабдықтаушылармен және мердігерлермен есеп айырысу» шоты кредиттеледі.
Алынған тауарлы-материалдық құндылықтар үшін атқарылған жұмыс және қызмет үшін жабдықтаушылар мен мердігерлерге тиесілі қарыздарды төлеу (671 шоттың дебеті, 431, 441, 445 шоттардың кредиті) 351 және 352 шоттарда есепке алынған оларға бұрын төленген авансты ұстап қалу арқылы жүзеге асырылады.
Жабдықтаушылар мен мердігерлерге тиесілі қарыздарды өтеуге жіберілген төленген аванстың сомасына 671 шоты дебеттеледі және 351, 352 шоттары кредиттеледі.
Жабдықтаушының сатып алушыға тұтастай немесе жартылай пайдаланылмаған аванстар сомасын кері қайтаруы 431, 441 немесе 451 шоттардың дебеті және 351 немесе 352 шоттардың кредиті бойынша көрсетіледі. Талап ету мерзімі (3 жыл) өткеннен кейін алынбаған аванстарды есептен шығару 351 және 352 шоттардың кредиті бойынша және келесі шоттардың дебеті бойынша есептен шығарылады:
845 «Басқа да қосалқы қызмет бойынша шығындар» — алынбаған қарыздар есеп беру жылының табысының есебінен есептен шығарылған жағдайда;
— қарыздарды бұрын жасалған қорлардың есебінен есептен шығарған жағдайда 321 «Күмәнді қарыздар бойынша резервтер».
Берілген аванстардың талдамалық есебі түрлі дебиторлармен және кредиторлармен есеп айырысудың талдамалық есебі тізімдемесінде әр дебитор бойынша 351 және 352 шоттардың жекелеген түрінде немесе бухгалтерлік есеп компьютерленген жағдайда машинограммада жүргізіледі.
Жалпылама аталмыш бөлімшенің шоттары тауарлық-материалдық қорларды жеткізгені үшін алдын ала берілген аванстар сомасын сипаттайды. Осылайша аталып өткен шоттар мен олардың сипаттамасы, дебиторлық борыштар мен үшінші бөлімдегі басқадай активтер жайлы түсініктеме алуға мүмкіндік береді.