ВНЕШНИЙ И ВНУТРЕННИЙ АУДИТ

Внешний аудит проводится независимой аудиторской фирмой (аудитором) на договорной основе с экономическим субъектом главным образом с целью объективной оценки достоверности бухгалтерского учёта и финансовой отчётности, а также оказания консультационных услуг администрации.

Внутренний аудит выступает неотъемлемой частью системы управленческого контроля на предприятии. Его цель – оценка эффективности функционирования системы управления предприятием. Она достигается в процессе контроля со стороны специального органа, создаваемого на предприятии (службы внутреннего аудита), за достоверностью бухгалтерской отчётности, исполнением смет расходов, сохранностью имущества, а также путём разработки предложений по совершенствованию методов организации производства, взаимодействия различных подразделений.

В то же время внутренний аудит по содержанию и методам проведения имеет много общего с внешним аудитом и в значительной мере является информационной базой для последнего. При должной организации внутреннего аудита на предприятии существенно сокращаются объём и содержание внешнего аудита, проводимого в предусмотренных законодательством случаях.

Однако между внешним и внутренним аудитом имеются и существенные различия. Это прежде всего различия в уровнях независимости. Органы внутреннего аудита создаются на самом предприятии, подчиняются его руководству и находятся полностью на его содержании. В связи с этим независимая деятельность органов внутреннего аудита возможна, как правило, только в отношении  структурных подразделений предприятия, деятельность которых подвергается проверке. Что касается органов внешнего аудита, то они полностью как материально, так и организационно независимы от аудируемого предприятия и осуществляют свою деятельность на договорной основе.

Очень важно, чтобы деятельность органов (служб) внутреннего аудита на предприятии была чётко регламентирована соответствующим Положением (внутрифирменным стандартом), предусматривающим их права и обязанности, а также гарантии руководства предприятий по обеспечению их эффективной работы.

Различия между внешним и внутренним аудитом вытекают также из их основных задач и из времени выполнения работы. Если основной задачей внутреннего аудита является подготовка информационных материалов о финансово-экономическом состоянии данного предприятия для руководства, то главная задача внешнего аудита – подготовка соответствующего заключения для внешних заинтересованных пользователей: акционеров, инвесторов, налоговой службы, банков, партнеров по бизнесу, органов власти.

Внутренний аудит, являясь составной частью внутрихозяйственного контроля на предприятии, осуществляется непрерывно. Периодичность внешнего аудита, как правило, – один раз в год.

ЦЕЛИ И ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА

Для успешной деятельности предприятия, повышения уровня рентабельности, сохранения и приумножения его активов необходим отлаженный механизм управления, важнейшим элементом которого выступает внутренний аудит. Руководство предприятия несёт ответственность за разработку и фактическое воплощение системы внутреннего контроля. От него зависит, чтобы эта система отвечала размерам и специфике деятельности предприятия, функционировала регулярно и эффективно.

Согласно статьям 33 и 61 Закона РК «Об акционерных обществах» уставом общества предусматривается создание службы внутреннего аудита в количестве не менее трёх членов, при этом наличие службы внутреннего аудита в народных акционерных обществах является обязательным. Важность роли службы внутреннего аудита подчёркивается непосредственным подчинением и подотчётностью совету директоров общества, а также совет директоров может быть созван  по требованию службы внутреннего аудита общества.

Система контроля должна быть экономически оправданной, то есть затраты на её функционирование должны быть меньше потерь предприятия из-за её отсутствия. Если система внутреннего контроля будет эффективно функционировать, это позволит сократить расходы на проведение внешнего аудита.

 При формировании эффективной системы внутреннего аудита администрация должна обеспечить:

  • Надёжную информацию, необходимую для успешного руководства деятельностью предприятия;
  • Сохранность активов и документов – предотвращение фактов хищения, порчи и нецелевого использования имущества, уничтожения или разглашения информации (в том числе содержащейся в учётных регистрах, компьютерных базах данных);
  • Эффективность хозяйственной деятельности – исключение посредством контрольных процедур дублирования, непроизводительных затрат, нерационального использования всех видов ресурсов, оптимизация налоговых платежей, укрепление расчётной дисциплины;
  • Соответствие предписанным учётным принципам – обязательное исполнение сотрудниками установленных на предприятии инструкций и правил,а также требований нормативных актов;
  • Обеспечение надёжной системы бухгалтерского учёта.

Система внутреннего аудита включает три основных элемента:

  • Среда контроля;
  • Учётная система;
  • Процедуры контроля.

Среда контроля – действия, мероприятия и процедуры, которые отражают общее отношение администрации и собственников предприятия к контролю, степень значимости контроля для предприятия. Если высшее руководство предприятия понимает важность контроля и реализует это понимание в виде конкретных практических действий, то и остальные сотрудники будут ответственно выполнять предписанные им правила и инструкции.

При оценке среды контроля выделяются следующие элементы:

  • Стиль и основные принципы управления;
  • Организационная структура;
  • Распределение полномочий и ответственности;
  • Управленческие методы контроля;
  • Работа с персоналом;
  • Влияние внешних факторов.

Стиль и основные принципы управления выражаются в отношении администрации ко многим элементам деятельности, например в степени готовности администрации идти на риск при осуществлении хозяйственных операций либо стремление избегать любых форм риска, в установлении правил по прибыли как «наилучших» либо «наиболее вероятных», формировании динамичной и компактной структуры управления либо сохранении неповоротливой и бюрократической структуры с диктатом одного или двух лиц, соблюдении высшими руководителями этических норм поведения либо нарушении финансовой дисциплины. Следствием авторитарного стиля руководства или постановки нереальных рабочих целей может быть высокая текучесть административных кадров. Необоснованность целей может создавать и условия для искажения финансовой информации. (Понимание этих и подобных аспектов стиля и принципов управления позволяет аудитору уяснить отношение управляющих к контролю).

Организационная структура определяет существующие формы власти и подчинения на предприятии, регламентирует области полномочий и ответственности сотрудников, порядок составления отчётов. Уровень совершенства организационной структуры предприятия частично зависит от размеров и назначения предприятий. Если для крупного предприятия характерна многоступенчатая организация с определённым порядком составления документов и отчётности, то на малом предприятии она будет мешать прохождению требуемого потока информации. (Задача аудитора – составить мнение об эффективности организационной структуры предприятия исходя из его размеров и специализации).

Распределение полномочий и ответственности между персоналом предприятия призвано гарантировать правильное ведение хозяйственных операций. С этой целью разрабатываются и доводятся до сотрудников в письменном виде должностные инструкции, планы мероприятий, рекомендации и указания. Для предотвращения попыток отдельных лиц нарушать требования контроля следует обеспечивать разделение несовместимых функций. Функции данного сотрудника являются несовместимыми, если их сосредоточение у одного лица может способствовать совершению ошибок и нарушений и затруднять их обнаружение. (Аудитор должен оценить правильность методов распределения полномочий и ответственности, их доведение до персонала, включая этические нормы, чтобы установить, насколько точно персонал представляет свои обязанности).

Для контроля за работой предприятия администрация использует различные управленческие методы, включая определение квалификации сотрудников, оценку системы обработки информации и составления отчётов, анализ достигнутых результатов финансовой1 деятельности и сравнение их с запланированными, изучение деятельности отдельных подразделений. Важное значение имеет порядок осуществления внутреннего управленческого учёта и подготовки отчётности для внутренних целей. Частью системы управленческого контроля на предприятии является специально создаваемая служба внутреннего аудита. (Если аудитор высоко оценивает эффективность управленческих методов контроля, в ряде случаев он может ограничить объём процедур проверки).

Целью работы с персоналом является наличие на предприятии необходимого количества сотрудников, обладающих достаточными знаниями и опытом для выполнения своих обязанностей. Система отбора, найма, продвижения по службе, обучения и подготовки кадров должна обеспечивать высокую квалификацию и честность персонала. Целесообразно реализовывать на практике мероприятия и программы, позволяющие осуществлять контроль и оценку деятельности работников, их стимулирование и обучение. (Аудитор должен выяснить, насколько правильно ведётся работа с персоналом, что напрямую влияет на его компетентность и ответственность, в том числе при обработке финансовой информации).

Внешние факторы, как правило, не являются объектом контроля со стороны администрации, но также могут воздействовать на работу предприятия. Прежде всего это требования действующего законодательства, которым должна в целом соответствовать хозяйственная деятельность предприятия. Например, требование налоговых органов относительно ежеквартального (или даже чаще) представления расчётов по отдельным видам налогов обуславливает более пристальное внимание управленческого звена к процедурам контроля, связанным с ведением учёта. (Знание того, каким аспектам работы администрация уделяет особое внимание, позволяет аудитору определить области, подвергающиеся эффективному контролю. С другой стороны, знание о влиянии конкретных внешних факторов может заставить аудитора искать дополнительные доказательства эффективности структуры и процедур контроля на предприятии).

Учётная система – совокупность процедур по сбору, регистрации, обработке и представлению данных об активах и хозяйственных операциях предприятия. Эффективная система бухгалтерского учёта обеспечивает полноту, реальность, своевременность отражения хозяйственных операций, их правильную оценку, классификацию и обобщение.

Для понимания учётной системы предприятия необходимы изучение и оценка следующих сведений о его хозяйственной деятельности:

  • Учётная политика и основные принципы ведения бухгалтерского учёта;
  • Организационная структура подразделения, ответственного за ведение бухгалтерского учёта и подготовку бухгалтерской отчётности (бухгалтерии);
  • Распределение обязанностей и полномочий между сотрудниками бухгалтерии;
  • Организация подготовки, оборота и хранения документов, отражающих хозяйственные операции;
  • Порядок отражения хозяйственных операций в учётных регистрах, формы и методы обобщения данных таких регистров;
  • Порядок подготовки бухгалтерской отчётности на основе данных бухгалтерского учёта;
  • Роль и место вычислительной техники в ведении учёта и подготовке отчётности;
  • Критические области учёта, где риск возникновения ошибок или искажений бухгалтерской отчётности особенно велик;
  • Средства контроля, предусмотренные в отдельных областях системы учёта.

Процедуры контроля – методы и правила, разработанные администрацией для того, чтобы иметь уверенность в том, что все совершаемые хозяйственные операции зарегистрированы полностью и точно; все ошибки в процессе ведения дел и регистрации данных по ним обнаруживаются максимально быстро; целостность данных обеспечена учётными регистрами или файлами компьютера; доступ к активам и связанным с ними документом ограничен. Это значит, что процедуры контроля дают уверенность в том, что цели контроля, заключающиеся в обеспечении полноты, точности, законности, защите активов и файлов данных, будут достигнуты и будет выдана надёжная финансовая информация.

На практике осуществляются самые различные процедуры контроля:

  • Полноты данных;
  • Точности данных;
  • Разрешения (санкционирования) операций;
  • Сохранности активов и записей;
  • Внутрихозяйственные проверки.

Процедуры контроля полноты данных предназначены для уверенности в том, что данные по всем хозяйственным операциям внесены в учётные регистры (компьютерные файлы) и приняты на обработку. К таким процедурам относятся:

  • Нумерация всех первичных документов в момент совершения хозяйственных операций (или предварительно) и учёт их после обработки;
  • Проверка обработки всех данных путём применения «проверочных сумм»;
  • Согласование данных из разных источников;
  • Определение того, что информация по всем хозяйственным операциям была внесена в документы;
  • Сравнение входных данных с показателями, указанными в других документах.

Процедуры контроля точности данных необходимы для уверенности в том, что данные по каждой  хозяйственной операции отражены в учёте своевременно и в полном объёме, правильно разнесены по счетам. Точность достигается внедрением процедур контроля за результатами расчётов, общей стоимостью, добавлениями и классификацией счетов. К таким процедурам относятся:

  • Арифметическая проверка правильности учётных записей;
  • Сверка счетов.

Процедуры контроля разрешения (санкционирования) операций направлены на обеспечение законности операций. К ним относятся:

  • Проверка правильности осуществления документооборота;
  • Выдача разрешений на совершение отдельных хозяйственных операций или подтверждение целесообразности их совершения уполномоченными сотрудниками администрации;
  • Установление круга лиц, уполномоченных на совершение определенных операций;
  • Осмотр товарно-материальных ценностей при их оприходовании или отпуске и сравнение их содержания, количества и состояния с данными первичных документов.

Процедуры контроля сохранности активов и записей основаны на ограничении доступа к активам предприятия лиц, не имеющих на то полномочий, предупреждении хищений, уничтожения или порчи активов. Они включают:

  • Создание надёжной контрольно-пропускной системы на предприятии;
  • Установку средств охраны, сигнализации, сейфов;
  • Периодическое проведение внутренних проверок и инвентаризаций.

Внутрихозяйственные проверки предполагают тщательный и непрерывный обзор выполнения предыдущих контрольных процедур, способствующих своевременному обнаружению ошибок, нацеливают сотрудников на квалифицированное исполнение своих обязанностей. Они включают отдельные административные действия по наблюдению за выполнением всех предписанных процедур контроля, результата которых представляются в виде отчётов, докладных записок. Полезно также исследование динамики хозяйственных показателей, сравнение плановых и сметных показателей с фактически достигнутыми и выяснение причин расхождений.

СУЩНОСТЬ И ФУНКЦИИ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА

Эффективность системы внутреннего контроля в известной степени зависит от его места в организационной структуре предприятия. На предприятии в соответствии с его учредительными документами или правилами внутреннего распорядка может быть назначен ревизор, создана ревизионная комиссия или служба внутреннего аудита.

Служба внутреннего аудита создаётся с целью проверки эффективности контрольных методов и процедур на предприятии, оказания помощи администрации в контроле за работой всех подразделений и защиты законных имущественных интересов собственников. Условием успешной работы службы внутреннего аудита является её независимость от других подразделений, что достигается путём прямого подчинения этой службы руководителю предприятия.

Основными функциями службы внутреннего аудита на предприятии являются:

  • Проверка достаточности и соответствия действующим нормативным актам и учредительным документам системы внутренних регламентов и процедур контроля;
  • Проверка наличия, состояния, правильности оценки активов, эффективности использования всех видов ресурсов, соблюдения расчётной дисциплины, полноты и своевременности внесения налоговых платежей;
  • Экспертиза правильности организации, методологии и техники ведения бухгалтерского учёта, достоверности бухгалтерской отчётности;
  • Проверка достоверности учёта затрат на производство, полноты отражения выручки от реализации, точности формирования финансовых результатов, порядка использования прибыли и фондов;
  • Разработка предложений по улучшению организации системы контроля, бухгалтерского учёта, расчётов, изменению структуры производства и управления, повышению эффективности программ развития;
  • Анализ внешних факторов и оценка их влияния на деятельность предприятия;
  • Консультирование учредителей и сотрудников администрации по вопросам бухгалтерского учёта, налогообложения, анализа хозяйственной деятельности, менеджмента, права и другим.
  • Организация подготовки к проведению внешнего аудита, проверок налоговых и других контрольных органов.

Для выполнения своих функций служба внутреннего аудита должна быть укомплектована квалифицированными и заслуживающими доверия специалистами, которые хорошо знают специфику предприятия, его организационную структуру, объекты контроля, круг вопросов, подлежащих проверке, законодательные и нормативные акты, владеют техникой и методикой проведения проверок, умеют обобщать и анализировать учётно-экономическую информацию, формулировать выводы и рекомендации по результатам проверок. Должны быть созданы необходимые условия для работы сотрудников службы, выделены помещения, предоставлена компьютерная и оргтехника, программные средства, нормативная и справочная база данных. Важно обеспечить охрану труда, повышение квалификации внутренних аудиторов, определить уровень их оплаты в штатном расписании.

В практической работе служба внутреннего аудита руководствуется законодательными и нормативными актами РК, министерств и ведомств, органов местного самоуправления, стандартами аудита, а также учредительными документами, приказами, распоряжениями руководителя предприятия, инструкциям, положениями.

Штат и структура службы зависят от особенностей финансово-хозяйственной деятельности предприятия, объёма, сложности и условий осуществляемых контрольных процедур. Численность и оплата труда работников могут быть предусмотрены в штатном расписании.

Внутренние аудиторы должны выполнять функции, возложенные на них должностными инструкциями. Они обязаны также соблюдать этические принципы аудиторской деятельности.

Деятельность службы внутреннего аудита должна осуществляться в соответствии с планом внутреннего аудита. Такой план разрабатывает руководитель службы, а утверждает руководитель предприятия. Конкретные работы по контролю того или иного объекта выполняются аудиторами в соответствии с программой внутреннего аудита. Программы формируют ведущие специалисты аудиторской службы на основании плана внутреннего аудита, они утверждаются руководителем этой службы.

ПРАВА СЛУЖБЫ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА

Служба внутреннего аудита должна иметь следующие права:

  • Проверять первичные документы, учётные регистры, планы, сметы и другие документы по финансово-хозяйственной деятельности;
  • Знакомиться с учредительными документами, приказами, распоряжениями должностных лиц, решениями и протоколами общих собраний учредителей, проектами и уже заключёнными хозяйственными договорами;
  • Обследовать территорию предприятия, складские, производственные, хозяйственные и служебные помещения, объекты строительства;
  • Проверять наличие, состояние и сохранность имущества у материально ответственных лиц;
  • Требовать проведение и проводить лично полную или частичную инвентаризацию имущества и обязательств предприятия, при необходимости опечатывать сейфы, кассы, склады, архивы и другие места хранения ценностей и документов;
  • Наблюдать за правильностью отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учёте;
  • Проверять достоверность показателей бухгалтерской и статистической отчётности, правильность расчётов и своевременность уплаты налогов;
  • Требовать от руководителей структурных подразделений, сотрудников администрации необходимые для проверки документы, справки, расчёты, а также устные и письменные объяснения по возникающим вопросам;
  • Проводить экспертизу эффективности систему управления и анализ производственно-хозяйственной деятельности и финансового состояния предприятия;
  • Подготавливать предприятие к внешнему аудиту и налоговому контролю, представлять при необходимости имущественные интересы предприятия в суде и арбитражном суде.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЛУЖБЫ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА

Служба внутреннего аудита должна нести ответственность за:

  • Обоснованность и своевременность представления заключений о состоянии бухгалтерского учёта и отчётности, о достигнутом уровне и факторах эффективности производственно-хозяйственной и финансовой деятельности, о соответствии учредительных и внутрихозяйственных документов действующему законодательству;
  • Обоснованность представленных предложений по улучшению организации системы контроля, бухгалтерского учёта, материальной ответственности должностных лиц, программ развития видов деятельности, проектов оптимизации производственных затрат, налогообложения, привлечения внешних ресурсов, распределения прибыли, создания и использования средств различных фондов;
  • Правильность консультаций, оказываемых учредителям, руководителям, специалистам и работникам аппарата управления предприятия по вопросам организации производства, системы управления, ведения бухгалтерского учёта, налогового и хозяйственного законодательства, методам анализа финансово-хозяйственной деятельности и другое.

ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ СЛУЖБЫ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА

Комплексный подход к условиям функционирования службы внутреннего аудита помогает обеспечить высокую эффективность всей системы внутреннего контроля на предприятии. В свою очередь, это снижает риск при проведении внешнего аудита, а значит, и затраты на него. Однако для того, чтобы определить надёжность системы внутреннего контроля предприятия и установить степень доверия к ней, внешний аудитор должен внимательно изучить эту систему.

Процесс оценки  эффективности системы внутреннего контроля состоит из нескольких этапов:

  • Общее знакомство с системой внутреннего контроля;
  • Первичная оценка её надёжности;
  • Подтверждение достоверности сделанной оценки.

На этапе общего знакомства с системой внутреннего контроля аудитор получает общее представление о специфике и масштабах деятельности предприятия, системе его бухгалтерского учёта, структуре службы внутреннего аудита и её месте в системе управления, составе решаемых внутренними аудиторами задач, их профессионализме, регулярности и качестве проводимых ими поверок, принятых мерах по обеспечению сохранности имущества, надёжности бухгалтерского учёта и достоверности отчётности. Если по результатам такого изучения будет сделан вывод о ненадёжности системы внутреннего контроля, низком её уровне, то полагаться на эту систему нецелесообразно. Наоборот, если, по мнению аудитора, можно доверять системе внутреннего контроля предприятия, он приступает к следующему этапу.

Первичная оценка надёжности системы внутреннего контроля осуществляется аудитором на основе собственных методик и приёмов. При этом следует учитывать, что для проверки надёжности средств контроля нужно изучить учётную и хозяйственную документацию не выборочно, а за весь отчётный период; большее внимание нужно уделить периодам, деятельность в которых имела особенности и отличия. В итоге надёжность системы внутреннего контроля может быть определена как средняя или высокая, а значит, и учтена при планировании аудиторских процедур.

Подтверждение достоверности оценки системы внутреннего контроля осуществляется в процессе проверки. Доверяя в определённой степени системе внутреннего контроля предприятия, аудитор в ходе проверки должен проводить процедуры подтверждения её надёжности (тесты средств контроля), используя различные методы и приёмы. Если при этом оценка надёжности системы окажется ниже первоначальной, следует скорректировать порядок осуществления других аудиторских процедур.

На этапе оценки аудитором надёжности системы внутреннего контроля процедуры контроля должны быть направлены на выяснение того, как эта система предотвращает, выявляет и исправляет ошибки и искажения, возникающие в ходе учёта хозяйственных операций. Рекомендуется проводить процедуры оценки по семи направлениям:

  • Реальность учитываемых данных;
  • Полнота;
  • Разрешение;
  • Точность;
  • Классификация;
  • Учёт;
  • Периодизация.

Реальность хозяйственных операций означает, что учтённые операции действительно имели место и подтверждены документами.

Полнота – все совершаемые хозяйственные операции отражены в учёте.

Разрешение – все хозяйственные операции санкционированы в установленном порядке ответственными должностными лицами.

Точность – все хозяйственные операции адекватно оценены, то есть исключены ошибки при учёте и подсчёте сумм операций на различных этапах учётного процесса.

Классификация – хозяйственные операции правильно разнесены по счетам.

Учёт – процессы учёта соответствующих операций завершены, и учёт отвечает установленным  требованиям.

Периодизация – все хозяйственные операции своевременно оформлены и отражены в учёте соответствующего периода.

Все этапы оценки системы внутреннего контроля фиксируются в рабочих документах аудитора. При этом даётся оценка надёжности указанной системы и обосновывается степень доверия к ней при планировании объёма аудиторских процедур.

«Baribar.kz-тің» Telegram-каналына жазыламыз!