Құжат ұғымы және мазмұны

Құжат сөзі «ооси епіи» деген сөзінен шыққан ( дәлел, куә) деген мағынаны береді.

Кейінірек бұл сөздің 2 жаңа мағынасы туды: 1) тар көлемді, күнделікті – төл құжат, жекелік күәлігі; 2) ұлғаймалы, тасмалды бір нәрсеге куә болатын, дәлел болатын: шығарма өнері, сызу, сурет, магнитті баспа т.б. жатад.

Қызмет сөзінің өзі құжат немесе құжаттың бір түрі екенін көрсетіп тұр. «Қызмет құжаты» түсінігі мыналарды қамтиды:

1.Деректі және басқаратын құжаттар (нұсқаулар, заңдар, шешімдер, бұйрықтар).

2.Әкімшілікті ұйымдастыру құжаттары (жоспар, ереже, акт, хаттама, есеп беру).

  1. Еңбеккердің жеке құрамы туралы құжат (арыз, өмірбаян т.б.)
  2. Финанстық құжаттар.
  3. Есепке алу құжаттары (мемлекетаралық іс-қағаздар).

Құжат мазмұны. Құжат мазмұны – оның жауапты бөлігі болып табылады. Құжат мазмұны заңдық қатынаста мінсіз, объективті болуы керек. Ол құжат ретінде құбылыс, оқиға, фактілерді анықтауға қызмет етеді. Дәлсіздік, ңін айналдыру, түсініспеудің құжат сапасын төмендетіп, оның заң жүзінде күшін әлсіретеді.

Құжат қысқа әрі нақты жазылып, кейбір «шындығында жұмыс істейді», «білдіретін» және тағы басқа артық сөздер экспрессивті – эмоциональді сөздер мен эпитет, метафора, гипербола қолданылмайды.

Құжат маөмұны мүмкіндігінше қысқа болуы қажет. Көп сөзділік құжатты тым сенімді ете алмайды. Құжат қысқалығы оқуға да, түсінуге де жеңіл. Бірақ қысқалықты жиі қолдануға, оны өзіндік мақсатқа айналдыруға болмайды. Құжатта айтылғандар дәлелдеуді, толық талдауды талап етеді.

Құжатта айтылғандар сұрақтарда ешқандай күдік, түсінісу пікірлері болмай, бәрі айқын баяндалуға тиіс. Мәселен, егер бір азаматқа жұмыс орнынан анықтама берілетін болса, онда қайда және қандай мақсатпен берілетіні туралы көрсетілуі керек. Егер қандай да бір бөлімнің қызметкеріне алғыс жариялау туралы бұйрық шықса, онда соған байланысты қандай жағдайда мадақтауға ие болған еңбегі көрсетілуі тиіс.

Мазмұнның түсініктілігі – құжаттағы барлық ойдың әдеби тілмен тұжырымды баяндалғанын дәлелдейді, әрбір адамның оңай түсінетіндігін білдіреді. Ұзақ көп цифрын, есімше, көсемше тіркестерінен аулақ болған жөн. Сөйлемдегі сөздерді грамматика ережелеріне сәйкес орын – орнына қоя білу керек.

«Құжат» – латын тілінде «куәлік», «дәлелдеу тәсілі» деген мағана береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынысы бар: 1) қандайда бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты (мысалы, жол жүруге деген) растайтын құжат (төлқұжат); 3) бір нәрсе туралы жазбаша куәлік (мысалы, ескі грамоталар). Іс жүзгізу құжаттары хабар-мәліметтің қайнар көзі және таратушысы, заң арқылы қорғалатын істі белгілеудің тәсілі де болып табылады. Басқарудың құралы ретінде құжаттар жоспарлауда, қаржыландыруда, несие беруде, бухгалтерлік есептеу мен есеп беруде, оперативті басқаруда, ұйымның қызметін кадрлық жағынан қамтамасыз етуде т.б. қолданылады. құжаттарда мелекеттік құрлым белгіленеді, олар мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар және азаматтар арасындағы, заңды және тұлғалар арсындағы қатынастар үшін қызмет етеді. Материалданған (құжат түріндегі) заңды күші бар мәліметтер төрелік сотта бизнес бойынша әріптестерімен шаруашылық дауларын немесе халықтық сотта еңбек тартыстарын шешуде қандай бір фактінің негізгі дәлелі ретінде қызмет етеді.

Кәсіпорынның не ұйымның құжаттары белгілі бір мәдени – тарихи құндылыққа ие, мемлекеттің архив қорының бөлігі болып табылады, сондықтан олар мемлекеттік архивтерге тапсырылуы тиіс.

Құжат толтырудың біртұтас ережесін Қазақстан Республикасы мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министірлігінің архивтері мен құжаттарды басқару комитеті белгілейді. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы 30 маусымда ҚР Министрлер Кабинеті бекіткен «Қазақстан Республикасында барлық ұйымдық – құқықтық нысандардағы кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды басқару және құжат жүргізудің негізгі ережелері» деп аталатын № 562 қаулысы болып табылады. «Ережелерде» құжаттарды толтырудың және құжат айналымын басқарудың нормалары айқындалған. Құжаттарды топтастыру – оларды ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады.

Белгілеу тәсіліне қарай құжаттар жазба, графикалық, акустикалық (фото, кино, бейнеқұжаттар) болып бөлінеді.

Атауына қарай көптеген түрге (жанрға) бөлінеді: ережелер, бұйрықтар, хаттамалар, жарғылар, арыздар, хаттар т.б.

Түріне қарай құжаттар типтік, үлгілік, жекелік, қалыпты, жалпыға бірдей болып бөлінеді.

Толытыру орнына қарай құжаттар ішкі және сыртқы (кіріс, шығыс) болып бөлінеді.

Орындалу мерзімі бойынша құжаттар жедел және жедел емес (жай) болып бөлінеді.

Шығу түріне қарай құжаттар қызметтік және ресми-жекелік (атаулы) болып бөлінді.

Жариялықтың дәреджесіне қарай құжаттар қарапайым, күнделікті қызметте қолдану үшін және жалған құжаттар болып бөлінеді.

Заңдылық күшіне қарай шын және жалған құжаттар болып бөлінеді.

Жасалу қатысына қарай түпнұсқа (бірінші данасы) және көшірме құжаттар болып бөлінеді. Көшірменің өзі іштей отпуск – шығыс құжатының толық көшірмесі, выписка – құжаттың бір бөлігінің көшірмесі және дубликат, құжаттың жоғалғанда берілетін екінші нұсқасы болып бөлінеді.

Сақталу мерзіміне қарай құжаттардың мынадай түрлері болады: 10 жылдан жоғары тұрақты мерзімге сақталатын және 10 жылға дейін уақытша сақталатын.

Құжаттардың қажетті және жеткілікті мөлшерде болуы, оларды толтырудың біркелкілігі нақты жұмысқа көп уақыт бөлуге мүмкіндік береді. Бірақ бұл – құжаттарға мүлде көңіл бөлмеу керек деген сөз емес. Фирманы басқарудағы жазба құжаттардың үйлесімді жүйесі бірте-бірте қалыптасады және ол тұрақты түрдегі заңдылықты жолға қояды.

Қоғам дамуына байланысты тілдің тек грамматикалық құрлысы жетіліп, лексикасы молығып қана қоймай, сонымен бірге, қазақ әдеби тілінің стильдер жүйесі, функционалдық стильдері де дамиды.

Стиль – латын сөзі, қазақ тіліне аударғанда жазу құралы деген мағына береді. Латын тілінде кейіннен стиль сөзі «жазу мәнері» деген мағынада қолданылатын болған. Лингвистикада «стиль» жазу мәнері сөзге сендіру тәсілі, мәнерлі сөйлеу және белгілі бір әдеби жанрға тән тілдік құралдар жүйесі деген сияқты көптеген мағынада қолданылып келеді. Стиль – белгілі бір қатынастың түрінде тілдік единицаларды сұрыптап пайдалану арқылы, ойды жеткізу мәнерінің көрнісі. Қазіргі қазақ әдеби тілінің мынадай стильдік тармақтары бар:

Ресми –іс қағаздар стилі;

Публицистикалық стиль;

Ғылыми стиль;

Көркем әдебиет стиль;

Ауызекі сөйлеу тілінің стилі.

Ғылыми – көпшілік әдебиеттер стилі. Бұл стильдің пайда болуы ғылым мен техниканың дамуымен тікелей байланысты. Бұған қазақ тілінде әр салада жазылған ғылыми шығармалар жатады. Ғылыми стильде зерттеу объектісі болатын зат не құбылыс ғылыми негізде сипатталып, дәлелдеуді қажет етеді. Ал пікір дұрыстығын дәлелдеу үшін мұнда логика заңына, яғни дұрыс ойлау заңына сүйену қажет. Сондықтан, ғылыми стильде логиканың маңызы ерекше. Ғылыми шығармалар жалпыхалықтық әдеби тілі де жазылады. Бірақ тілдік тәсілдерді пайдалануда, оның өзінің ерекшелік – сөз тек өзінің негізгі мағынасында жұмсалады. Көп мағыналы, образды сөздер мұнда аз кездеседі. Ғылыми салаларының ерекшеліктеріне қарай әр саланың арнайы термин сөздері болады. Бұл стильдің негізгі ерекшелігі – мұнда ой күрделі баяандалып, анықтама, дәлелдеме және формулаларға негізделуінде. Сонымен бірге, әрбір ғылым саласының ерекшелігіне қарай баяндау тәсілінде кейбір ғылым саласының ерекшелігіне қарай баяандау тәсілінде кейбір өзгешеліктері болады. Мысалы, қоғамдық ғылымдарда тіл еркін және мәнерлі қолданылады.

Публицистикалық стиль. Публицистика – көпшілік, әлеумет мағынасын беретін латын сөзі. Қазір қоғам өмірі үшін маңызды мәселелерді талқылау деген ұғымда жұмсалады. Публицистикалық стильге газет-журнал тілінің, әдеби сын мақалалар тілінің, әлеуметтік памфлет, очерктер тілінің стилі жатады. Қазіргі әдеби тіл жүйесінде публицистикалық стиль өзіне тән дербестік, ерекшеліктермен қалыптасып, дамып келеді. Бұл – қазақ халқының баспасөз мәдениетінің, тілдік, қоғамдық өмірімен тығыз байланыстылығы оған үгіт – насихаттық сипат береді. Публицистиканың жанры әр алуан. Сол жанрдың түріне, өзгешелігіне қарай оның тіл ерекшелігі болады (бас мақала, ақпараттық хабар, очерк, халықаралық шолу, памфлет, радио мен телевизордан берілетін хабарлар т.б.).публицистикалық стильде көркем әдебиет, ғылыми – техникалық әдебиет, ресми – іс қағаздар тілдеріне тән стильдік элементтер кездесе береді, бірақ оның өзіндік ерекшеліктері сөз қолданудан да, сөйлем құрлысынан да анық байқалады.

Көркем әдебиет тілінің стилі. Тіліміздегі басқа стильдерге қарағанда көркем сөз стилінің аясы кең. Мұнда барлық стильдердің элементтері кездеседі. Тілдік тәсілдер көркемдік мақсатта жұмсалады. Образды сөздер жиі қолданылады. Әр жазушының өзінің талғамына қарай тіл ерекшелігі, қолдану тәсілі болады. Ол ерекшеліктердің бәрі бір-бірімен ара қатынаста болып, көркем әдебиет стилінің басқа стильдерінде қайталанбайтын, айрықша өнер. Тіл көркем шығармада ерекше эстетикалық қызмет атқарады. Көркем шығармада сөздер сараланып, белгілі стильдік мақсатта қолданылады.

Ауызекі сөулеу тілінің стилі. Сөйлеу стилі белгілі бір жағдайда тікелей қатынас стилі болғандықтан, ол сөйлеудің ауызша формасымен тығыз байланысты. Ауызша сөйлеуде еркіндік басым келеді. Сөйлеу  лексикасының өзіндік ерекшеліктері бар. Оған қатысты сөздер 1) адамның күнделікті тікелей қарым – қатынасы кезінде, емін –еркін сұхбат, әңгіме үстінде қолданылады, 2) алдын – ала сұрыпталмай, сөйлеу үстінде әңгіменің желісіне қарай туып отырады, 3) тақырыптың аясы өте кең, яғни тақырып жағынан шек қойылмайды, қоғам, табиғат, адам өмірінің барлық жағын да қамтуы мүмкін. Сөйлеу стилінің лексикасында тұрмыстық қарапайым лексика да, варваризмдер де, әдеби сөйлеу лексикасына тән сөздер де болады. Адамдардың күнделікті қарым – қатынасы қарапайым – тұрмастық деңгейде ғана бола бермейді, өмірдің әр түрлі жағын қамтиды. Осыған орай сөйлеу лексикасында әдеби сөздер де көп қолданылады. олардың қолданылу дәрежесі сұхбаттасушы адамдардың ой – өрісінің кеңдігіне, инабатты, салиқалы, салауаттылығына байланысты. Мәдениеті жоғары, білімді, парасатты адамдар ауызекі сөйлегенде әдеби тілдің нормалық белгілерін сақтап, тұрпайы, дөрекі, былапыт сөздерді араластырмай, өз ойын мәдениетті түрде жеткізіп отыруға дағдыланады. Ауызша әдеби сөйлеу адамдардың әр түрлі тақырыпта өзара сұхбаттасуынан басқа лекция оқыған кезде, интервью бергенде, теледидардан сөйлегенде қолданылады. ауызша әдеби сөйлеу лексикасының қолданылу реті оның жазба түрімен бірдей болмайды. Біріншіден, қаншама мәденеиетті сөйлегеннің өзінде ауызша тілге тән ерекшеліктер (адамның бет, қол қималаның құбылып отыру, екпін, интонацияның құбылып отыруы,, үзіліс, кідіріс (пауза) жасалып отыруы т.б.) қалайда қатысып отырады. Екіншіден, ауызша әдеби тілде жазба әдеби тілде көп кездесетін абстракт сөздер мен арнаулы терминдер аз қолданылады. сөйлеуші өз ойын тыңдаушыға тым күрделендірмей, ұғымды, түсінікті жеткізуге тырысады. Үшіншіден, ауызша сөйлегенде сөздердің орын тәртәбі жазба тілдегідей қатаң сақтала бермейді. Баяандауышы бастауышынан бұрын, анықтаушы анықтайтын сөзінен кейін т.б. келе беруі мүмкін. Сөйлемнің толық айтылмай қысқарып, ықшамдалып, толымсыз түрде айтылуы жиі кездеседі.

Ресми –іс қағаздар тілінің стилі. Ресми – іс қағаздар стилі кейде кеңсе стилі, ресми стиль, іс – қағаздар стилі деп те айтыла береді. Ресми – іс қағаздар стилінің ерекшелігі, онда факті дәл көрсетіліп, бір ізбен, жүйелі жазуға айрықша мән беріледі. Өйткені іс қағаздары да, ресми құжаттар да ерекше қатынас жасау құралы болып саналады. Бұл стиль ел билеу, мемлекет жұмыстарын жүргізумен байланысты. Ресми құжаттарда қоғамдық – саяси лексиканың, әкімшілік терминдердің қолданылуы басым келеді. Ресми стильге жататын мемлекеттік құжаттар жанр және мазмұн жағынан әр түрлі болып келгенмен, олардың барлығына ортақ жалпы сипаты болады: белгілі бір қалыптасқан үлгіде, баяандау тәсілімен жазылады; лексика –фразеологиялық құрамы өзгеше болып келеді; ойдың логикалық жүйелілігін сақтау мақсатымен сөйлем күрделі құрылады. Іс қағаздары бейтарап тонмен, ресми түрде жазылуы керек, дегенмен де кейбір іс қағаздарында экспрессивті, эмоционалды бояуы бар тілдік құралдар да қолданылады. мәселен, халықаралық ұйымдар мен жеке мекемелердің, белгілі қоғам қайраткерлерінің  мүшел тойына арналған құттықтаулар. Құттықтау мәтіндерінің қайсысы болса да жігер, қуатқа толы жақсы тілектер айтылып, жылы сезіммен жазылады. Сондықтан да онда эмоционалды бояулы сөздердің қолданылуы заңды құбылыс.

Іс қағаздары белгілі бір форма бойынша жазылады. Ол форманың түрлі үлгілері болады. Іс қағаздарының үлгілеріне өтініш, сенімхат, қолхат, анықтама, мінездеме, хабарландыру, қатынас қағазы, акт, мәлімдеме, хаттама, шарт, міндеттеме, бұйрық, есеп т.б. жатады. Қатынас құралының бұл түрлері де күндклікті өмір қажеттілігінен туып, өз алдына орныққан бөлке жүйе болып саналады.

Сонымен стильдер шығу тегі, қалыптасу негізіне қарай жинақталып, ресми – іс қағаздар, публицистикалық, ғылыми көркем әдебиет стильдері топтастырылып кітаби – жазба стильдер деп аталып келеді. Қазіргі тіл білімінде бұл функционалдық стильдер деген жалпы атпен аталады. Мұндағы функционалдық сзі стильдердің қай салада жұмсалатындығын аңғартады. Мысалы, іс қағаздар –кеңседе, басқару саласында, көркем әдебиет стилі – проза, поэзия, драматургиялық шығармаларда, публицистикалық стиль – газет – журнал, радио, телевизия, жалпы бұқаралық ақпарат құралдарында қолданылады. Бұлардың өз қолданыстарының ерекшеліктерін де атап өттік.