Microsoft Access 2000 мәліметтер базасын басқару жүйесімен жұмыс істеу негіздері

 Microsoft Access 2000 программасы ұсынып отырған мәліметтербазасының негізгі обьектілерін құру құралдарын қарастыралық. Бұл құралдар келесідей топтастырылған:

  • Конструктор режімі (қолмен енгізу құралы);
  • Шебердің көмегімен (автоматтандыру құралы);
  • Қарапайым обьектілерді жасаудың жеделдетілген құралдары.

Оқып-үйрену мақсатындаобьектілерді құрғанда барлық құралдарды пайдаланған жөн. Бірақ оқу кестелері мен сұраныстарды дайындағанда Конструктор режимінде жұмыс істеген дұрыс, өйткені шеберді қолдану жұмысты жеделдетіп, алғашқы ұғымдар мен әдістерді меңгеруге кедергі келтіреді.

Ал қалыптарды, есептерді және беттерді шебер ұсынған автоматтандырылған құралдармен дайындаған қолайлы. Өйткені бұл обьектілер үшін олардың сыртқы дизайны басты рөл атқарады. Ал оларды безендіру күрделі жұмыс болып саналады. Сондықтан ол жұмысты шебердің көмегімен орындаған дұрыс.

Кестелермен жұмыс істеу

Microsoft Access-те кез-келген обьектімен жұмыс істеу Мәліметтер базасы терезесінен басаталады. Оның сол жақ панелінде Access-тің негізгі обьектілері орналасқан. Кестені құру үшін сол жақ панельден кестені басқару элементін таңдап аламыз.

Оң жақ панельде жаңа кестені құруға арналған басқару элементтері мен мәліметтер базасында бұрыннан бар кестелер тізімі келтірілген. Шебердің көмегімен кестені құру жұмысты жеделдетуге арналғандықтан мұнда Microsoft Access-тің негізгі құралдары мен әдістерін игеру қиын. Бұл режім Access-те жұмыс істеп үйренген профессионалдарға арналған. Сондықтан біз кестені құруды қолмен жүзеге асыратын Конструктор режимінде бастаймыз.

Кестенің құрылымын дайындау мен редакциялауға арналған графиктік бланк болып табылады. Бірінші бағанға өріс атаулары енгізіледі. Егер қолтаңба қасиеті енгізілмесе, онда болашақ кестенің сәйкес бағаны өріс атауымен аталады.Әрбір өрістің атауының жанында мәліметтер типі бағанында оның типі көрсетіледі. Ол үшін сол ұяшыққа тышқан батырмасын бассақ, төмен бағытталған жебелік батырмасы пайда болады, оның ішіне кіріп тізімнен қажетті типті таңдап аламыз.

Бланкінің төменгі жағында өріс қасиеттерінің тізімі орналасқан. Оның кейбіреулері өзі алдын-ала берілген. Жалпы алғанда өріс қасиеттерін енгізу міндетті емес. Оны өз қалауымызша баптауымызға болады.

Кестені құрған кезде түйінді өрісті енгізген дұрыс. Сол арқылы кестелер арасындағы байланысты ұйымдастыруға болады. Қандай да бір өрісті түйінді өріс ретінде беру үшін, өріс  тауына тышқанның оң жақ батырмасын басып, шыққан жанама менюден Түйінді өріс  (Ключевое поле) бөлімін таңдап алу керек.

Кестенің құрылымын дайындап болған соң, бланкіні жабу батырмасын басамыз. Жабу кезінде жаңа кестені Кесте1(Таблица) деген атпен сақтау жайлы программаның сұранысыпайда болады. Жаңа кестеге мағыналы ат қоямыз.

Дайын болған кесте Мәліметтер базасы (База данных) терезесіндегі кестелер тізіміне қосылады. Құрылған кесте осы терезеде тышқанның батырмасын екі рет басу арқылы ашылады. Жаңа кесте ешқандай жазбалары жоқ бағандардың атауынан тұрады. Мәліметтер әдеттегідей толтырылады. Ұяшықтан ұяшыққа өту ТАВ пернесі арқылы жүргізіледі. Кестенің төменгі жағында Өту батырмалары (Кнопки перехода) панелі орналасқан. Жазбалар саны өте көп болған жағдайда кестеде жылжу үшін осы панельдің элементтерін пайдаланған дұрыс. Енгізу барысында мәліметтер ұяшықтан тысқа шығып кесте, бізге белгілі әдіспен, яғни тышқанның нұсқағышын бағандардың шекарасына орналастырып, қажетімізше жылжытамыз.

Кестеге мәліметтер енгізілгенннен кейін оны сақтаудың қажеті жоқ, барлық мәліметтер автоматтцы түрде сақталынады.

Кестенің құрылымын өзгерту қажеттігі туған жағдайда, оны Конструктор режімінде ашу қажет.

Кесте аралық байланыстарды құру.

Егер мәліметтер базасының құрылымы бұрыннан дайындалып, кестелер арасындағы байланыстар белгіленіп қойылған болса, онда кестеаралық қатынастырды құру қиынға түспейді. Ол үшін Сервис-Мәліметтер схемасы (Схема данных) командасын орындап немесе аспаптар панеліндегі  батырмасын басып, ашылған Мәліметтер схемасы (Схема данных) терезесінде кестеаралық байланыстарды орнатамыз.

Осы тереземен қатар Кестелерді қосу (Добавление таблицы) сұхбат терезесі ашылады. Оның Кестелер (Таблицы) қыстырмасынан өзара байланыстырылатын кестелерді таңдап аламыз.

Мәліметтер схемасы (Схема данных) терезесінде таңдап алынған кестелердің өрістер тізімі ашылады. Бір кестеден бір немесе бірнеше өрісті ерекшелеп, тышқан нұсқағышымен іліп алып, екінші кестеге апарып тышқан батырмасын жіберсек, Байланыстарды өзгерту (Изменение связей) терезесі ашылады. Байланыстарды өзгерту терезесінің оң жақ панелінен байланыс орнатылатын өрістер таңдалынып алынады. Байланыстарды өзгерту терезесін жауып, Мәліметтер схемасы терезесіне ораламыз. Орнатылған кестеаралық байланыс Мәліметтер схемасы терезесінде әр кестенің екі өрісінің арасындағы сызық түрінде бейнеленеді. Оның ішінде бір кесте негізгі, ал қалғаны бағыныңқы болып табылады. Негізгі кесте деп байланысқа өзінің түйінді өрісімен қатынасқан кестені айтады. Түйінді өрістің атауы мәліметтер схемасында майлы қаріппен көрсетіледі.

Бұл жерде мынадай сұрақ туады: “Кестеаралық байланыс не үшін қажет?” деген. Байланыстар мынандай екі негізгі қолданыс тауып отыр:

  • Біріншісі-мәліметтердіңтұтастығын қамтамасыз ету;
  • Екіншісі-мәліметтер базасына қызмет көрсетуді автоматтандыру.

Байланыс қасиеттерін баптау үшін Мәліметтер схемасы (Схема данных) терезесінде екі кестені қосушы сызықты ерекшелеп алып, оған тышқанның оң жақ батырмасын шертіп, байланыстың жанама менюін ашу қажет. Слның ішінен Байланыстарды өзгерту (Изменение связей) бөлімін таңдап алсақ, Байланыстар (Связи) сұхбат терезесі ашылады. Мұнда өзара байланыс орнатылған кестелердің атаулары мен ондағы байланысқа қатысушы өрістер көрсетіледі. Оның астында мәліметтер тұтастығын қамиамасыз ету шарттары көрсетілген басқару элементтері берілген.

Егер Мәліметтердің тұтастығын қамтамасыз ету (Обеспечение целостности данных) жалаушасы қойылған  болса, онда негізгі кестенің түйінді өрісінен мәліметтерді өшіру мүмкін емес.

Егер Байланысқан өрістерді каскадты түрде жаңарту (Каскадное обновление связанных полей) және Байланысқан жазбаларды каскадты түрде өшіру (Каскадное удаление связанных записей) жалаушалары қойылған болса, онда сәйкесінше негізгі кестенің түйінді өрісінде жүргізілген өзгерістер автоматты түрде онымен байланысқан кестелерде де жүргізіледі.

Сұраныстармен жұмыс істеу

Кестелер мәліметтер базасының ең негізгі, құнды обьектісі болғандықтан, оған тек базаны құрушы адам ғана қатынай алатындай болуы керек. Ал басқа қолданушылар базадан мәліметтер  алу үшін сұраныстарды қолдануы қажет. Мәліметтер базасын жобалаушы барлық қажеттісұраныстарды алдын-ала даярлап қояды. Егер қолданушы өзіне қажет мәліметтерді таба алмаса, онда ол жаңа сұраныс дайындауды қажет етеді.

Егер бізге керек сұраныс мәліметтер базасында бар болса, оны Мәліметтер базасы (База данных) терезесіндегі Сұраныс (Запрос) панелін екі рет шерту әдісі арқылы таңдап аламыз.

Сұранысты конструктордың көмегімен даярлау

Ол үшін Мәліметтер базасы (База данных) терезесінің сол жағындағы Сұраныс (Запрос) элементін таңдап алып, оң жақ терезедегі Конструкторлар режимінде сұранысты даярлау командасын таңдасақ, үлгі бойынша  сұраныс бланкі терезесі ашылады.

Үлгі бойынша сұраныс бланкі мына суретте көрсетлген. Жоғарғы бөлігінде сұраныс жіберілген кестенің құрылымы бейнеленген. Ал төменгі бөлігі бағандарға бөлінген. Оның әрбір бағаны болашақ кестенің бір-бір өрісіне сәйкестендірілген.

Үлгі бойынша сұраныс даярлау өте оңай жүргізіледі. Жанама менюдіңкөмегімен бланкінің жоғарғы бөлігінде қажетті кестелерді ашып алады. Соның ішінен құрылатын сұранысқа қажет өрістерді тышқанның көмегімен таңдап алады. Сол кезде бланкінің төменгі жағындағы бағандар автоматты түрде толтырылады. Сұраныстың құрылымын даярлап болған соң, оны жаңа атпен сақтап қояды. Осылайша құрылған сұраныс- Таңдамаға сұраныс (запрос на выборку) деп аталады.

Таңдамаға сұраныс нәтижесінде алынған мәліметтерді қандай да бір өріс бойынша реттеп орналастырғыңыз келсе, сұрыптауды қолданамыз. Төменгі бланкінің сол жағында Сұрыптау (Сортировка) деген жол орналасқан. Сол батырмаға екі рет басу арқылы ашылған тізімнен сұрыптау әдісін таңдап алуға болады: өсуі немесе кемуі бойынша.Төменгі бланкінің Экранға шығару (Вывод на экран) жолында жалпы жағдайда Барлық өрістер үшін экранға шығарылған деген (√) жалауша қойылған. Егер қандай да бір өрістің мәліметтерін экранға шығармай жасырып қалу керек болса, онда сәйкес жалаушаны алып тастауға болады.

Сұрыптау шартын пайдалану

Мәліметтерді қандай да бір критерий бойынша сұрыптауды қамтамасыз етудің қосымша құралы болып Сұрыптау шарты (Условие отбора) есептеледі. Оған сәйкес келетін жол үлгі бойынша сұраныс бланкісінің ең төменгі жағында орналасқан. Әрбір өріс үшін осы жолда жеке дара шарт беруге болады.

Есептеулері бар сұраныс

Бұл сұраныс берілген өрістерде, қандай да бір есептеулер жүргізу қажет болғанда құрылады. Ол үшін мәліметтер базасын ашқан соң пайда болатыннегізгі терезеден Сұранысты (Запрос) таңдап, оны Конструктор режімінде құрамыз. Сұраныс конструкторы (Конструктор запросов) терезесінде өріс жолына сәйкес формуланы жазу қажет. Ең дұрысы, өрнектерді дайындауды Өрнектерді тұрғызушы (Построитель выражений) терезесінде жүргізу.

Тұрғызу терезесі төрт аймақтан тұрады:

  • Бірінші аймақта енгізілетін формула немесе өрнек орналасады. Ал төменгі үш аймақ дайын стандартты функцияларды таңдап алу үшін қолданылады:
  • Екінші аймақта сұранысқа арналған барлық түптектер тізімі көрсетіледі;
  • Үшінші аймақта- екінші аймақтан таңдалынған түптектің элементтері бейнеленеді;
  • Төртінші аймақта –үшінші аймақтан таңдалынып алынған элементтің ішкі элементтер жиыны жатады.

Өрнектерді тұрғызушы (Построитель выражений) терезесін ашу үшін Сұраныс конструкторының (Конструктор запросов) аспаптар панелінде Тұрғызу (Построить) батырмасын басамыз.

Өрнектерді тұрғызуы терезесінің өрнекке стандартты функцияны енгізу үшін мәліметтер түптегі тізімнен (екінші аймақтан) Функция қаптамасын ашып, Енгізілген функциялар (Встроеные функции) қаптамасын таңдап алу қажет. Ал ортаңғы аймақтан, яғни үшінші аймақтан функция категориясын таңдап алып, ең соңғы аймақтан өзімізге қажетті функцияны таңдап алып, Кірістіру (Вставить) батырмасын басу керек.

«Baribar.kz-тің» Telegram-каналына жазыламыз!