Құжат ұғымы және мазмұны

  1. Қүжат мазмүны.
  2. Әкімшілік құжаттар стилі

Құжат сөзі “ооси епіи” деген сөзінен шыққан (дәлел, куә) деген мағынаны береді.

Кейінірек бүл сөздің 2 жаңа мағынасы туды: 1) тар көлемді, күнделікті-төл құжат, жекелік күәлігі; 2) үлғаймалы, тасымалды бір нәрсеге куә болатын дәлел болатын: шығарма өнері, сызу, сурет, магнитті баспа т.б. жатады.

Қызмет сөзінің өзі құжат немесе құжаттың бір түрі екенін көрсетіп түр. «Қызмет құжаты» түсінігі мыналарды қамтиды:

  1. Деректі және басқаратын қүжаттар (нүсқаулар,
    заңдар, шешімдер, бүйрықтар).
  2. Әкімшілікті үйымдастыру күжаттары (жоспар, ереже,
    акт, хаттама, есеп беру).
  3. Еңбеккердің жеке күрамы туралы күжат (арыз,
    өмірбаян т.б.)
  4. Финанстық күжаттар.
  5. Есепке алу күжаттары (мемлекетаралық іс-қағаздар).

Қүжат мазмүны. Қүжат мазмүны — оның жауапты бөлігі болып табылады.Қүжат мазмүны заңцық қатынаста мінсіз, объективті болуы керек. Ол қүжат ретінде қүбылыс, оқига, фактілерді анықтауға қызмет етеді. Дәлсіздік, ңін айналдыру, түсініспеудің күжат сапасын төмендетіп, оның заң жүзінде күшін әлсіретеді.

Қүжат қысқа өрі накты жазылып, кейбір «шындығында жүмыс істейді», «білдіретін» жене тағы басқа артық сөздер экспрессивті-эмоциональді создер мен эпитет, метафора, гипербола қолданылмайды.

Құжат мазмұны мүмкіндігінше қысқа болуы қажет. Көп сөзділік құжатты тым сенімді ете алмайды.Құжат қысқалығы окуға да, түсінуге де жеңіл.Бірақ қысқалықты жиі қолдануға,оны өзіндік мақсатқа айналдыруға болмайды. Қүжатта айтылғандар дәлелдеуді, толық талдауды талап етеді.

Қүжатта айтылғандар сұрақтарда ешқандай күдік, тұсінісу пікірлері болмай, бәрі айқын баяндалуға тиіс. Мәселен, егер бір азаматқа жұмыс орнынан анықтама берілетін болса, онда кдйда және қандай мақсатпен берілетіні туралы көрсетілуі керек. Егер қандай да бір бөлімнің қызметкеріне алғыс жариялау туралы бұйрық шықса, онда соған байланысты қандай жағдайда мадақтауға ие болған еңбегі көрсетілуі тиіс.

Мазмүнның түсініктілігі – күжаттағы барлық ойдың әдеби тілмен түжырымды баяндалғанын дәлелдейді, әрбір адамның оңай түсінетіндігін білдіреді. Үзақ көп цифрын, есімше, көсемше тіркестерінен аулақ болған жөн. Сөйлемдегі сөздерді грамматика ережелеріне сәйкес орын-орнына қоя білу керек.

Әкімшілік құжаттар стилі — сөздерді тандаудың, баяндаудың нөтижесінде үкімет мекемелерінің әкімшілік қызметінде қолданудан қүралады. Құжаттарда жалпылай қолданған қысқарған сөздерді қолдануға рұқсат етіледі. /

ХАТТАМА

ХАТТАМА бұл ұйымдарда, мекемелерде, кәсіпорындарда қаралған жиналыс, отырыс, кеңестің болған жерін, өткізудің мақсат-міндетін, уақытын, қатысушылардың құрамын, жасалған баяндамалардың мазмұнын, сөйлеушілер мен қаралған мәселелер бойынша шешімдерді жазып отыратын ресми құжат.

Мәжілісхат қысқа ғана мазмұнды немесе кең көлемді болуы мүмкін. Оның көлемі жиналыста қаралған мәселедердің мән мазмұнына байланысты.

Мәжіліс (кеңес, жиналыс) дайындауда алдын-ала жұмыстар жүргізіледі. Олар мекеменің жұмыс жоспарымен (уақыты көрсетілген, қаралатын мәселе анықталған) сәйкес жүргізіледі. Жиынның күн тәртібі бір апта, кейде одан да көп уақыт бұрын жасалады. Онда талқыланатын сауалдар тізімі көрсетіледі.

Бұйыру іс қағазының құрылымдық бөліктеріне немесе басшы қызметкерлеріне жүктеледі. Жауапты адамның аты-жөні іс қағазының соңғы пунктінде көрсетіледі. Басшы адамдардың қадағалауы жауапкершілікті арттырады.

Мәжілісхаттың құрама бөліктері:

  1. Қағаздың орта тұсына құжаттың аты, рет саны (қатар нөмірі) жазылады.

Мысалы:

Хаттама

……………………… №……………………….

  1. Оның астынанмекеменің, ұйымның,оқу орындарының т.б. аты жазылады.

Мысалы:

ОҚМУ-нің филология факультеті ұжымының мәжілісі.

  1. Қала (ауыл, аудан орталығыт.б.)аты, жиналыс (мәжіліс, кеңес) болған күні, айы, жылы жазылады.
    Мысалы:

Шымкент қаласы 12 наурыз 2000 жыл.

  1. Жиналыс басқаруға сайланған төраға мен хатшының аты-жөні жазылады.

Мысалы:

Төрағасы: ………

Хатшысы: ……………

  1. Оның төменгі жағынанқатысқан,шақырылған
    адамдардың тізімі (саны) жазылады.

Мысалы:1) факультет деканы: .

(аты-жөні)

2)

3)

  1. Күн тәртібіндегі мөселелер берілді.

Мысалы:

1) Курсаралық өнер конкурсыныңқорытындысын шығару тыңдалды:ТасболатовБ.М ………………………………………………………

баяндаманың тексі қоса беріліп отыр.

2) Сөйлегендер:

С.А.Махатова………………………..сөздің қысқаша жазбасы

А. Б. Ералина……. …………………

ХАТТАМА ҮЛГІСІМЕН ТАНЫСЫҢЫЗ

ХАТТАМА

……………………… …………………………….. ………………………

Шымкент

жөніндегі комиссия мәжілісі

Төрағасы- Т.Т.ТаласовС.С.Ахметов

Хатшысы- С.Ж.АйдаровЖ.К.Садықов

Қатысқандар 20 адам (тізімі қоса беріліп отыр)

Күн тәртібі:

1.

2.

  1. Тыңдалды; Б.М.Кәденовтің баяндамасы

…………………………………………………………………………………………..

Баяндама тексі қоса беріліп отыр

Сөйлегендер:

М.М.Мырзабаев…….. ……………………………сөздің қысқаша жазбасы

Қ.Б.Бейсенов………………….. ………………………….

Қабылданған қаулы

1.1……………………… …………………………………..Мақұлдансын

1.2………………………………………….

  1. Тыңдалды;

Сөйлегендер:

Қабылданған қаулы

Төрағасы: …………………………………………қолы

Аты-жөні
Хатшысы: …………………………………………………………………………….. қолы

Аты-жөні

  1. Жиналыста қабылданған қаулылар жазылады.

1.1…………………………..

мақұлдансын
1.2……………………………..

  1. Төраға мен хатшы қолдарын қояды

Төрағасы: ……………………………………….қолы

Аты-жөні
Хатшысы: ………………………………………қолы

Аты-жөні

Хаттамадағыәржолдыңарақашықтығықатаң сақталынып жазылады. Хаттама міндетті түрде “Тыңдалды”, “Сөйлеушілер”, “Қабылданды”, деген бөлімдері болады.

  1. Тындалды ” бөлімінде қаралатын мәселе жазылады.
  2. Қабылданды ” бөлімінде шешім жазылады.

Бұл сөздер қызыл жолдан үлкен әріптермен жазылады. Негізгі тексті бір, ал әрбір жаңа абзац екі интервалмен жазылады.

МӘЖІЛІС ХАТ №2

филология факультеті ұйымының мәжілісі

….. қаласы12 ақпан 1991 жыл

Хатшысы: ……………………………….

Төрағасы………………………………….

Қатысқандар……………………………..

Факультет деканы………………………

аты-жөні

Күн тәртібінде:

  1. Курс аралық өнер курсының қорытындысын шығару. Тыңдалды:

……………….. мәдени-көпшілік жұмыстарын

аты-жөні

  1. Мектептегі электронды есептеу машинкаларын бақылау қажет, кезінде жөндеуден өткізіп тұруды мектеп талап етеді, ал цех оны қабылдайды.
  2. Цех есептеу машинкаларының техникалык нұсқауларына сәйкес тексеру жүргізуге, пайдалау жолдарының дұрыстығын бақылауға бұзылған жерлерін жөндеуге мектептің арнайы шақырып, хабарлауын күтпей-ақ айына бір рет жөндеушілер жіберіп тұрады.
  3. Жыл бойына орындалатын жұмыстың жалпы бағасы машинканың санына қарай 152 (бір жүз елу екі) сом. Шартқа сәйкес мектеп атынан жұмыс төлемі жылына екі рет цехтің есебіне аударылып тұрады.
  4. т.б.
  5. Шарттың мерзімі 199…. жылдан айының

…………………….. ынан 199… жылдың……… іне дейін деп белгіленеді.

ЗАҢ

Заң – Қазақстан республикасының Жоғарғы кеңесі қабылданған мемлекеттің құжаты. Онда көрсетілген заңдардың орындалуын құқықтық әкімшілік органдары қадағалайды. Тәуелсіз мемлекеттердің ең негізгі заңы -конституция болып табылады, басқа да заңдар осыған негізделіп жасалады.

Үлгі бойынша жұмыс істеңіз.

«Baribar.kz-тің» Telegram-каналына жазыламыз!