Кестелік құрылымды құжаттармен жұмыс істеуге арналған кең тараған құралдардың біріMicrosoft Excel болып табылады. Ол сандық мәліметтермен жұмыс істеуге негізделген. Бұл тарауда біз Microsoft Office 2000 программасының құрамына енетін Microsoft Excel 2000 электрондық кестенің алғашқы ұғымдарымен және жұмыс істеу тәсілдерімен танысамыз. Excel жай ғана программа емес, оны көптеген математикалық амалдарды, күрделі есептеулерді жеңілдету үшін пайдалануға болады. Ол кестедегі мәліметтердің негізінде түрлі-түсті диаграммалар тұрғызып, мәліметтер базасын даярлап, олармен жұмыс істеуді, сандық тәжірибелер жүргізуді қамтамасыз ете алады. Excel мүмкінділігінің көпжақтылығы тек экономика саласында ғана емес,ғылыми зерттеу, әкімшілік жұмыстарында да кеңінен қолдануынан көрінеді.
Excel даярлайтын құжат Жұмыс кітабы деп аталады. Жұмыс кітабы жұмыс парағынан тұрады. Жұмыс парағының құрылымы кестенің құрылымындай және ол бір немесе бірнеше кестені қамтиды. Әрбір парақтың аты төменгі жағында орналасқан таңбашада көрініп тұрады. Осы таңбашаның көмегімен кітапты парақтауға болады. Таңбашаны тышқанның батырмасымен екі рет шерту арқылы атын өзгертуге болады. Әрбір жұмыс парағы жолдар мен бағандардан тұрады. Бағандардың аты латын алфавитінің бас әріптерімен жазылады. Бір жұмыс парағы 256-ға дейін баған санын қамти алады. Бағандар А -данZ әріптерінің комбинацияларымен белгіленеді, ал жолдар 1 – ден бастап 65536-ға дейін нөмірленеді.
Бағандар мен жолдардың қиылысуы ұяшықтарды береді. Ол электрондық кестенің мәліметтер енгізетін ең кіші элементі болып табылады. Әрбір ұяшықтың жол мен бағандардың белгіленуінен тұратын адресі болады. Мысалы: A9, D21, F5, G7, L16.
Әрқашан ұяшықтардың біреуі ағымдық ұяшық болып есептеледі және жақтаумен ерекшеленіп тұрады. Осы жақтау кестелік меңзердің рөлін атқарады және оны тышқанның немесе басқару пернелерінің көмегімен экранда жылжыта аламыз.Мәліметтерді енгізу, пішімдеу және басқа да іс-әрекеттер осы ағымдағы ұяшықта жүзеге асырылады. Бірнеше ұяшықтар тобын ұяшықтар ауқымы деп атайды. Ауқымдар тік төртбұрыш қалыпты болады. Оларды былай белгілейді: A7:E25.Мұндағы A7 – тік төртбұрыштың сол жақ жоғарғы , ал E25 – оң жақ төменгі бұрыштары.